Wie organisiert man eine Hochzeit? Wann fängt man an zu planen und wie bleibt man dabei noch entspannt? Wedding Plannerin Lisa von Wolke 7 Wedding verrät uns, wie man Ordnung reinbringt.
Liebe Lisa, warum ist Organisation an einem Event wie einer Hochzeit wichtig?
Die eigene Hochzeit ist ein ganz besonderer Tag, auf den man viele Monate, teils Jahre, hin plant und in den man viel Geld investiert. Es ist nicht „nur“ eine Feier, sondern ein ganzer Tag mit vielen Programmpunkten und Dienstleistern, die koordiniert werden müssen. Ein vorab gründlich geplanter Ablauf sorgt dafür, dass das Brautpaar seinen Tag ganz entspannt und in vollen Zügen genießen kann. Durch eine organisierte Struktur und gebriefte Dienstleister*innen, sind böse Überraschungen (fast) ausgeschlossen. Außerdem sind Pausen und lange Wartezeiten in denen nichts passiert ein absoluter Stimmungskiller. Deshalb besprechen wir mit dem Brautpaar den Ablauf vorab und versuchen jeden Programmpunkt perfekt zu timen.
Die Hochzeitssaison hat schon angefangen. Bin ich mit meiner Planung zu spät dran, wenn ich dieses Jahr noch heiraten möchte? Wie viel Zeit sollte ich im Vorfeld einplanen?
"Zu spät“ gibt es grundsätzlich nicht, denn wir versuchen, als Planer alles möglich zu machen :). Allerdings muss man bei einer kurzfristigen Planung ggf. Abstriche machen: Das Wunschdatum in der Wunschlocation mit dem Wunschfotografen ist dann unter Umständen nicht mehr möglich. Wir haben aber gute Kontakte zu Dienstleister*innen und Locations, sodass man auch kurzfristig planen kann. Erst letzte Woche ist auf einer Hochzeit der DJ ausgefallen, sodass wir drei Tage vorher noch einen Ersatz besorgt haben. Für eine entspannte Planung empfehlen wir aber 1–2 Jahre im Voraus mit der Planung zu beginnen.
Eine Hochzeit ist für alle Beteiligten eine emotionale Sache, auch für Eltern, Schwiegereltern und Co.. Kann eine neutrale Person wie du das Brautpaar vor "Ideen" der Verwandtschaft schützen?
Ich frage unsere Brautpaare immer, was IHRE Wünsche und Vorstellungen sind – und so wird es dann auch gemacht. Angefangen von der Art der Trauung, über das Essen bis hin zum Sitzplan. Ich denke aber auch, dass Freund*innen und Verwandte sich automatisch mehr einmischen, je mehr man diese mit einbezieht. Bei Brautpaaren, die eine*n Hochzeitsplaner*in mit im Boot haben, passiert dies wahrscheinlich seltener. Dennoch gibt es immer Überraschungen, die für das Brautpaar geplant werden. Natürlich versuchen wir diese so gut es geht unterzubringen, in der Regel freuen sich die Brautpaare darüber auch. Hier wären wir aber wieder bei Punkt 1 und dem Thema Organisation: dadurch, dass auch die Überraschungen von uns mit koordiniert werden, gibt es keine Probleme im Ablauf :).
Hast du den ultimativen Tipp für Brautpaare, die ihre Hochzeit selbst planen möchten?
Wer seine Hochzeit selbst planen möchte, sollte 3 Dinge beachten:
Kein „wildes“ drauf losplanen: werdet euch zunächst darüber bewusst, WIE ihr heiraten wollt. Wie soll euer Tag aussehen, wo wollt ihr feiern, welche Art der Trauung soll es sein und welches Budget steht euch zur Verfügung?
Spart nicht an falscher Stelle: macht euch klar, was euch an der Hochzeit am wichtigsten ist. Wenn es eine tolle Party werden soll, dann spart nicht am DJ! Es ist also enorm wichtig, Prioritäten zu setzen und sich auf diese Dinge zu konzentrieren.
Holt euch Unterstützung am Hochzeitstag: delegiert Aufgaben an Trauzeug*innen und Familie, damit jede*r eine Aufgabe hat, für die er/sie verantwortlich ist.
Brautpaaren, die ihre Feier selbst planen, stehen wir übrigens auch als Wedding Day Manager zur Verfügung. In diesem Fall übernehmen wir die Organisation am Hochzeitstag selbst, sodass das Brautpaar einfach nur Brautpaar sein kann.
Wo kann man Abstriche machen, frei nach dem Motto "keep it simple"?
Auch das ist wieder eine Frage der Priorität. Ich liebe Details und finde, dass es bei Hochzeiten immer gern ein wenig „extra“ sein darf. Allerdings kann man auch die Deko sehr clean und minimalistisch gestalten, insbesondere dann, wenn die Location schon für sich wirkt oder die Dekoration doppelt verwenden (z.B. das Blumengesteck vom Traubogen auch für den Brautpaartisch beim Dinner einplanen). Wer Kosten einsparen möchte, kann dies bei Gastgeschenken tun oder einzelne Programmpunkte zusammenlegen (z.B. die Hochzeitstorte als Dessert servieren).
Kein Dresscode, zu spät verschickte Einladungskarten oder langes Warten, wenn das Brautpaar seine Fotos macht: Was kann man seinen Gästen zumuten? Gibt es Organisations-Fehler aufseiten der Brautpaare, die dir öfter über den Weg laufen?
Die größten Fehler finden sich meist im Ablaufplan. Die meisten Brautpaare heiraten ja zum ersten Mal und haben dahingehend wenig Erfahrungswerte. Mein Tipp an dieser Stelle: immer genügend Pufferzeit einplanen.
Was außerdem häufig vergessen wird, ist eine Regenalternative. Bei Hochzeiten in Deutschland braucht man leider immer einen Plan B. Wenn ihr eure Trauung oder Feier also unter freiem Himmel plant, dann sorgt in jedem Fall für eine regensichere Alternative.
Für Brautpaare, die Hilfestellungen bei einzelnen Punkten benötigen gibt es übrigens auch unser „Quick Planning“ in dem wir ein 60-minütiges Telefonat für alle offenen Fragen anbieten.
Neben der Hochzeitsplanung bietest du auch das eben erwähnte "Wedding Day Management" an. Was genau ist das?
Wie oben bereits kurz angesprochen bietet sich das Wedding Day Management für alle Brautpaare an, die im Vorfeld zwar selbst planen, sich am Hochzeitstag aber nicht um alles kümmern wollen.
In diesem Fall besprechen wir den Ablauf gemeinsam mit dem Brautpaar, korrigieren diesen, wenn nötig und kommunizieren ihn mit der Location und den involvierten Dienstleistern. Auch Überraschungen und Reden der Gäste werden im Vorfeld von uns eingeplant.
Am Tag selbst sind wir dann von Beginn an vor Ort, dekorieren ein, verteilen Namenskärtchen oder Tränentücher für die Trauung, empfangen und koordinieren die Dienstleister*innen, begrüßen die Gäste und stehen jederzeit für Rückfragen bereit.
Falls die Dekoration der Trauung im Sinne der Nachhaltigkeit weiterverwendet wird, bauen wir diese nach der Trauung ab und in der Feierlocation wieder auf.
Wir koordinieren einzelne Programmpunkte, bereiten die Saaleröffnung für das Dinner vor und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf. So kann das Brautpaar sich voll und ganz auf seine Gäste konzentrieren und hält seinen besonderen Tag in guter Erinnerung :).
Lisa ist Hochzeitsplanerin und der Kopf von Wolke7Wedding. Sie unterstützt euch bei eurem großen Tag im Raum Köln, Bonn und dem Rhein-Sieg-Kreis.
